CRM en je boekhouding koppelen, waar leggen we de spreekwoordelijke knip?

Het koppelen van een verkoopgericht software pakket (CRM) aan je boekhouding is een ideale manier om je verkoopproces van order naar factuur goed te kunnen stroomlijnen. Je zorgt voor een efficiënte verwerking van gegevens, voorkomt dubbele gegevens en mogelijke invoerfouten. Het koppelen van deze twee systemen kan echter een complex traject worden als niet duidelijk is hoe het proces precies verloopt. Welke activiteiten van het proces worden in het CRM-systeem uitgevoerd en welke activiteiten horen in je boekhoudpakket thuis?

Deel deze kennis met je collega's:

Share on linkedin
Share on email

Om een goed antwoord op deze vraag te kunnen geven is het belangrijk om goed te kijken naar de krachten van beide systemen.

Krachten van een CRM-systeem

Een CRM systeem zoals Dynamics 365 is geheel aan te passen naar wens van de organisatie. Het systeem ondersteunt het verkoopproces van prospect/lead naar uiteindelijke klantrelatie op basis van de te nemen stappen die de organisatie voor zichzelf heeft gedefinieerd. Sluit je een deal binnen twee concrete stappen of heb je zelfs tien stappen nodig, het systeem geeft je direct inzicht in welke fase (potentiele) klanten zich bevinden.

Hiernaast zijn contactmomenten en extra vast te leggen informatie per verkoopfase ook vrij in te richten. Soms wil een organisatie veel gegevens vastleggen en soms weinig. Maar ook de wijze waarop deze informatie ingevoerd wordt kan op veel verschillende manieren worden begeleid. Hoe vaker een proces uitgevoerd wordt door een grotere hoeveelheid verkopers, des te meer het rendeert om de invoer van gegevens betrekkelijk eenvoudig te maken met behulp van extra functionaliteiten in het software pakket.

De kracht van een boekhoudpakket

Een boekhoudpakket daarentegen heeft een hele andere insteek. Deze software pakketten zijn ingericht op een breed gedragen standaard van boekhouden volgens de financiële richtlijnen. Het volgt een standaard proces, waarbij er op sommige punten mogelijkheden zijn om het pakket naar wens te configureren. Zo voldoet een factuur aan de richtlijnen van de belastingdienst, worden netjes de juiste BTW bedragen hierop toegepast en komt de omzet op de goede rekening in je grootboek terecht.

Samenvattend kunnen we stellen dat een CRM systeem het verkoopproces ‘volgt’, terwijl een boekhoudpakket het proces ‘voorschrijft’ volgens de richtlijnen. Bij het inrichten van een koppeling tussen beide systemen is het de kunst om de procesmatige vrijheid in het verkooptraject over te laten vloeien in een kloppende boekhouding. Bij Cayentis pleiten we er daarom voor om de spreekwoordelijke knip te leggen op het moment dat er van een order een factuur wordt gemaakt.

Vier redenen waarom we de knip leggen tussen de order en de factuur:

  • Tijdens het verkoopproces zijn er vaak vele formaten aan offerte en order documenten die worden uitgewisseld met de klant. Deze wil je naar wens van de organisatie in kunnen richten. Het CRM systeem ‘volgt’ het proces en is uit te breiden met complete documentgeneratie software.
  • Je wil het verkoopproces zo gemakkelijk mogelijk maken, zonder rekening te hoeven houden met boekhoudkundige regels. Het is prettig dat je in een CRM systeem gemakkelijk een offerte kunt uitbrengen zonder dat eerst alle artikeldata door de administratieve collega’s moet worden ingericht.
  • De factuur met onderliggende regels is het moment waarop de daadwerkelijke order volgens financiële richtlijnen moet worden afgehandeld. Hier zorgt het boekhoudpakket voor het juiste ‘voorschrijven’ van deze richtlijnen.
  • Je boekhoudpakket heeft uitstekende functionaliteiten om ervoor te zorgen dat de factuur (op tijd) betaald wordt en deze betaling gemakkelijk verwerkt wordt door koppelingen met bijna alle banken.

En nu?

Door de knip te leggen tussen de order en de factuur benutten we de krachten van beide systemen het beste. Toch blijft een dergelijke koppeling maatwerk en zijn er soms redenen om het net even anders te doen. Hecht je bijvoorbeeld grote waarde aan het tijdig voorspellen van je voorraad capaciteit, dan wil je misschien al op offerte of order niveau een voorraad reservering in je boekhouding zetten zodat je bij een uiteindelijke order direct uit voorraad kan leveren. Deze maatwerk wensen zijn altijd prima in te passen binnen een complete oplossing voor het koppelen van je boekhouding.

Ook een gestroomlijnd verkoopproces in je organisatie?

Nog steeds nieuwsgierig?

Business applicaties
Remke Stegeman

Microsoft Power Platform tip: pas het systeem aan op jouw voorkeuren

Wil je Dynamics openen op het dashboard dat jij vaak nodig hebt? Of vind je het irritant om door grote hoeveelheden records te bladeren? In deze tip over je persoonlijke instellingen pas je het systeem aan op jouw voorkeuren zodat het werken met Dynamics nog gemakkelijker wordt.

Blogs
Yeswant Mahabier

Scrum bij Cayentis

“Kunnen we deze backlog items nog even refinen?” “Wat is de velocity van jullie team?” En: “Hebben jullie de retrospective van de sprint al gedaan?” Klinkt bekend? Of juist niet? Bij Cayentis was het even wennen toen we een aantal jaar geleden met scrum begonnen. Inmiddels zijn we door schade en schande, maar ook door successen wijzer geworden. Hoe die scrumomgeving er in de praktijk bij Cayentis uit ziet? Nou zo!

Deze website maakt gebruik van cookies. Zo zorgen we ervoor dat we jou de best mogelijke ervaring kunnen bieden. Door verder te surfen op onze website accepteer je het gebruik van cookies voor bovenstaande doeleinden.

Stuur ons een bericht

Vul het formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact op.

Contactinformatie