Waarom de happy flow je grootste vijand is
Power Automate is een van de krachtigste onderdelen op het Power Platform en wordt ingezet voor het automatiseren van processen. Door de grote set aan standaard connectoren is het mogelijk de Dynamics 365 omgeving te koppelen aan andere applicaties. Zo automatiseer je – in theorie, iedere stap van je bedrijfsproces, ongeacht in welke applicatie deze stap plaats vindt.
Deze grote set aan mogelijkheden brengt ook één grote valkuil met zich mee: de focus ligt op het automatiseren van de ‘happy flow’. Hiermee wordt bedoelt dat alle stappen in het bedrijfsproces gericht zijn op een optimaal verloop.
Gebruikers blijven gebruikers: er is werk aan de winkel!
Maar wat als een gebruiker bepaalde gegevens niet invult of er wijzigt een gekoppelde applicatie: werkt je Power Automate dan nog? En nog belangrijker, wordt je hier dan ook tijdig over geïnformeerd als het niet werkt? Het laatste wat je wil is de business in paniek omdat een belangrijk proces al een week niet lekker loopt.
Indien je op bovenstaande vragen geen antwoord hebt is er werk aan de winkel. Je zult in het automatiseren van je bedrijfsprocessen ook rekening moeten houden met een fout verloop van het proces. Dit foute verloop wil je kunnen afhandelen zodat je tijdig geïnformeerd wordt en direct stappen kunt ondernemen om het op te lossen.
Foutafhandeling in Microsoft Power Automate
Een geautomatiseerd proces wordt binnen Microsoft Power Automate een flow genoemd. Een flow is afhankelijk van de datakwaliteit die het aangeleverd krijgt. Het kan voorkomen dat er incomplete of niet valide data wordt aangeleverd aan de flow, bijvoorbeeld omdat een ander systeem is gewijzigd of omdat een gebruiker iets niet heeft ingevoerd.
Het doel van de foutafhandeling wordt om de impact van de fout te beperken. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan:
- Zorg dat de juiste personen geïnformeerd worden zodra de flow niet correct is doorgevoerd.
- Zorg dat de flow de acties blijft uitvoeren die het wél kan uitvoeren.
Onderstaand twee voorbeelden om dit te verduidelijken, die we in de praktijk hebben toegepast.
De juiste personen tijdig informeren
Iedere flow stap biedt een optie “Uitvoeren na/Run After”. In deze optie stel je in wanneer deze stap af gaat op basis van de stap ervóór. Standaard staat deze op “Is geslaagd/is succesful”, waardoor je flow gelijk geheel stopt zodra er een stap niet gelukt is.
We kunnen deze optie gebruiken om op verschillende plekken in het proces een extra parallel stap toe te voegen, waarbij we de ‘uitvoeren na’ optie voor deze stappen instellen op “Is gefaald/has failed”. In deze stap sturen we vervolgens een e-mail naar de juiste personen zodat zij direct worden geïnformeerd over het mislopen van deze flow.
Overgebleven acties wél uitvoeren
Ook in deze stap maken we gebruik van de “Uitvoeren na/Run after” configuratie, maar zetten we een “Bereik/Scope” blok om alle stappen heen die we wél willen uitvoeren. Een bereik blok zorgt voor het bundelen van alle stappen binnen de flow. Door een parallel bereik blok te configureren wat doorgaat bij het foutlopen van een bepaalde actie kunnen we sommige stappen nog wél laten uitvoeren.
Uiteraard kunnen bovenstaande oplossingen prima met elkaar gecombineerd worden. Dit zorgt voor een volledig geautomatiseerd en robuust bedrijfsproces.
Happy flowing!
