Het Microsoft Power Apps platform is een platform waarop je jouw bedrijfsprocessen kunt digitaliseren. Door het ‘low-code’ format hoef je niet te kunnen programmeren, maar kun je met een grafische interface aan de slag.
Het Power Apps platform bestaat uit drie soorten applicaties: modelgestuurde apps, canvas apps en portals. Voor wat betreft de portals is het doel duidelijk: deze zijn bedoeld voor gebruik door externen. Externen worden door Microsoft gedefinieerd als belanghebbenden die niet op de loonlijst staan. Voorbeelden hiervan zijn klanten, leden of partners.
Tussen de eerste twee ontstaat vaak verwarring omdat ze beiden bedoeld zijn voor intern gebruik, maar toch wezenlijk van elkaar verschillen. Welke applicatie-vorm moet je nu kiezen om jouw processen te gaan digitaliseren?
Model-gestuurde apps
De model gestuurde app is de oudste van de twee en vind zijn oorsprong in de Dynamics CRM wereld. Model gestuurde apps kun je ook wel schrijven als data-model gestuurde apps. Bij deze apps staat het datamodel centraal en bepaal je in de app hoe je bedrijfsproces om gaat met deze data.
Als voorbeeld een eenvoudig lead-to-order proces. Microsoft heeft dit in zijn standaard Dynamics 365 product al uitgewerkt door de entiteiten (soort tabel) Potentiële klant (Lead), Verkoopkans (Opportunity), Account (Klant), Prijsopgave (Quote) en Order mee te leveren. Het enige wat je nu als organisatie nog hoeft te doen is te kijken welke informatie je nodig hebt en hoe je die wil gaan presenteren. Hierbij biedt Microsoft je formulieren voor enkele records en weergaven om meerdere records tegelijkertijd in te zien. Om een duidelijke procesvolgorde te ondersteunen wordt hieraan vaak een bedrijfsprocesstroom toegevoegd. Alle componenten kun je volledig aanpassen naar wens. Zo kun je extra velden toevoegen aan de entiteit, bepaal je zelf waar ze staan op het formulier en kies je in de weergaven welke records je wilt tonen door filters toe te passen.
In eerste instantie waren modelgestuurde app vooral bedoeld voor gebruik op je laptop of desktop, maar zijn ze door een vernieuwde ‘Unified (responsive) interface’ ook bruikbaar op je mobiel of tablet.
Canvas apps
Canvas app vinden zijn oorsprong in de mobiele wereld. Canvas apps waren Microsofts antwoord op het groeiende aanbod van applicaties in de appstores van Google en Apple. Het ontwikkelen van zo’n app kost veel tijd en word vaak gedaan bij hoge gebruiksvolumes en met consumenten als doelgroep. Door de introductie van Canvas-apps kwam het bouwen van een mobiele app voor een intern bedrijfsproces binnen handbereik. Tegenwoordig is dit platform zo uitgebreid dat je er ook volledige tablet of desktop apps mee kan maken, waardoor de scheidingslijn met een modelgestuurde app steeds dunner wordt. Zeker nu model-gestuurde apps voorzien zijn van een responsieve Unified Interface.
Een canvas-app zet je vooral in wanneer de gebruikerservaring het allerbelangrijkste is. Omdat je in de app-bouwer de volledige controle hebt over de interactie tussen de gebruiker en het scherm zijn de mogelijkheden eindeloos. Deze apps worden ook vaak ingezet ter ondersteuning van een verkoopgesprek in bijvoorbeeld een showroom, als ondersteuning bij een afspraak van een monteur of om bezoekers mee in te checken bij je evenement. Allemaal situaties waarbij je zo min mogelijk invoer wil hebben en zo kort mogelijk bezig wil zijn met de applicatie. Je hoofddoel is het optimaal bedienen van de klant en de app ondersteunt je daarbij. Gebruikerservaring is zo belangrijk omdat een app waarbij het langer duurt dan voorheen om je handeling te doen gewoon niet gebruikt gaat worden.
Model vs Canvas: de conclusie
Concluderend hebben beiden app soorten veel mogelijkheden en maakt de form-factor (desktop, laptop, tablet, mobiel) niet meer uit voor je keuze. Het gaat vooral om de gebruiker en de mate waarop de gebruikerservaring belangrijk is. Gebruikers die op kantoor werken zijn gewend om veel te werken met toetsenbord en muis en voeren gemakkelijker data in. Verkopers in een showroom en monteurs op locatie zijn dit niet en willen een gebruikservaring die ze gewend zijn van consumenten apps.
Omdat beide systemen gebruik maken van dezelfde database (Common Data Service) is het ook goed mogelijk ze te combineren. Zo voorzie je het kantoorpersoneel van een model-gestuurde app met een duidelijk procesflow en ondersteun je het overige personeel met een Canvas app gericht op hun werksituatie. Je maakt dan maximaal gebruik van de mogelijkheden van het Power Apps platform om al je bedrijfsprocessen volledig te digitaliseren!
