Gebruikersadoptie is een breed begrip. Het omschrijft meerdere activiteiten met als uiteindelijk doel om het proces voor je klanten, cliënten of leden te verbeteren door bij gebruikers voldoende draagvlak te creeëren dat de nieuwe applicatie ze ondersteunt in het doen van hun werkzaamheden.
De Dynamics 365 implementaties die wij doen omvatten vaak meerdere vlakken die om adoptie vragen:
- Bestaande processen worden geoptimaliseerd
- Nieuwe processen worden geïmplementeerd
- Gebruikers moeten leren werken met een nieuwe applicatie
Natuurlijk zijn er adoptieconsultants, adoptieworkshops en allerlei andere zaken te bedenken en in te zetten om gebruikersadoptie tot een succes te maken. Voor veel organisaties is dat echter een flinke kostenpost, waardoor ze sneller geneigd zijn om gebruikersadoptie compleet van de agenda te schrappen. Een laagdrempelige methode om toch goed aan de slag te gaan met gebruikersadoptie, is het maken van werkinstructies.
De (on)zin van werkinstructies
Een werkinstructie beschrijft het verloop van het proces, waarbij tevens gedetailleerd wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat in de applicatie. Je pakt hierdoor beide componenten in één keer op. Je zou zeggen dat goede werkinstructies dé oplossing zijn voor het begeleiden van gebruikers, maar er kleven ook een aantal nadelen aan.
Het eerste nadeel is dat werkinstructies vaak beschikbaar worden gemaakt in tekst, aangevuld met screenshots van de applicatie. Een tijdrovende klus, waarbij ook de kans op veroudering snel optreed gezien de snelheid waarmee Microsoft zijn applicaties ontwikkelt en processen doorlopende geoptimaliseerd worden.
Een tweede nadeel is de vindbaarheid van deze instructies. Je moet als organisatie een goede kennisbank hebben waarin je gebruikers deze werkinstructies kunnen vinden. Heb je dit niet, dan is de kans groot dat ze ergens in de e-mail belanden en nooit meer worden bekeken. Zonde van de tijdsinvestering.
Het derde nadeel is dat statische documenten niet bijzonder intuïtief zijn. Een werkinstructie gaat er van uit dat een gebruiker weet welk proces ingegaan wordt en op basis daarvan de juiste handleiding er bij pakt. Maar wat als je op een specifiek gedeelte in het proces vast loopt? Dan wil je niet de handleiding vanaf de eerste pagina gaan doorlezen, je wilt dan direct op de juiste plek de juiste hulpinformatie.
Maar hoe dan wel?
Om de gebruikersadoptie te bevorderen hebben we werkinstructies nodig die gemakkelijk te maken zijn, up-to-date zijn en voor eindgebruikers goed vindbaar. De nieuwe ‘aangepaste’ help functionaliteit in Dynamics 365 is daarom precies wat we zoeken. Het maakt het mogelijk om met één druk op het vraagteken de eindgebruiker te voorzien van werkinstructies die hen door het systeem begeleiden. Ze hoeven hierbij niet te switchen van applicatie én krijgen meteen het goede proces tevoorschijn, afhankelijk waar ze in de applicatie zijn.
Om je een flink eind op weg te helpen stellen we twee video’s beschikbaar. In de eerste video zie je hoe je eenmalig de aangepaste help functionaliteit binnen je omgeving aan kunt zetten. In de tweede video leggen we uit hoe je, op welke plek in het systeem dan ook, een help pagina aanmaakt en voorziet van slimme mogelijkheden.
Met deze nieuwe functie speelt Microsoft in op gebruikersgemak, beheersbaarheid en snelheid. Genoeg redenen dus om vandaag nog te starten met het gebruiken van deze slimme functionaliteit!
