CRM bij Kivi van haute couture naar prêt-à-porter

KIVI was trots op zijn ledensysteem. Ruim twintig jaar geleden gebouwd als maatwerkpakket en daarna elk jaar steeds verder uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. KELS – KIVI Efficiënt Leden Systeem – was ‘haute couture’ en paste als een handschoen. Maar er was een probleem. KELS was uit zijn voegen gegroeid en de software verouderd; er was letterlijk bijna niemand meer die het systeem nog kon onderhouden. Dat was te
riskant. Hoe moest het verder met de automatisering bij KIVI?
  

Maatwerk wordt standaard

"We wilden af van maatwerksoftware"

Andries Ritsema, Account Coördinator en medeverantwoordelijk voor de vernieuwing van het ledensysteem: “Ons uitgangspunt was glashelder: we wilden af van maatwerksoftware, zodat we leveranciersonafhankelijk zouden worden en onderhoud geen issue meer zou zijn. We wilden wel het goede van KELS behouden, zoals uitgebreide ledenkenmerken, maar tegelijkertijd onze eigen gegevensdrang aan banden leggen. KELS was uitgegroeid tot maar liefst 1 miljoen records; met daarbij veel historische gegevens. Dat moest drastisch minder, ook in het licht van gegevensverwerking en bewaartermijnen volgens de AVG die van kracht ging.”

waarom kivi voor cayentis koos

"Cayentis luisterde naar wat wij vroegen"

KIVI stond voor een dijk van een klus. De vereniging had een sterke voorkeur om te gaan werken met de standaardsoftware Microsoft Dynamics. Na een uitgebreide oriëntatie besloot KIVI om het nieuwe crm-systeem met Dynamics-specialist Cayentis te gaan bouwen. Waarom Cayentis? Andries Ritsema: “Omdat Cayentis de enige was die luisterde naar wat wij vroegen en begreep wat wij als ledenorganisatie nodig hebben. Ik vond het een wonderlijke ervaring bij sommige leveranciers dat je met ze praat, dat ze instemmend knikken en vervolgens iets totaal anders gaan doen. Cayentis stak daar positief bij af.”

pasklare koppelingen voor een snelle implementatie

Doorontwikkelde koppelingen schelen tijd en denkwerk

Cayentis wist dus hoe verenigingen werken, maar had bovendien als enige een pasklare koppeling met Exact Online en de website: CRM Hugger, het crm-integratieplatform van Cayentis. Andries Ritsema: “Een kant-en-klare koppeling sprak ons erg aan. De koppelingen zijn al helemaal doorontwikkeld en dat scheelt tijd en denkwerk. Eén simpel voorbeeld? Exact Online bouwt een adressering met andere variabelen op dan KIVI. Maar op de factuur moeten de velden wel kloppen. De CRM Hugger is dusdanig slim dat hij alle variabelen herkent en daardoor de juiste koppeling maakt.”

een flexibel en schaalbaar ledenmanagementsysteem met kant-en-klare modules

Oplossingen

Lidmaatschappen & abonnementen​

Evenementen & bijeenkomsten

Gremia & netwerken

Postcodechecker

Uitgebreide adresserings- en aanhefgeneratie​

iOS & Android app​

MySQL koppeling

Exact Online koppeling

van complexe datastructuren naar werkbare oplossingen

"Het voelde als een sprong in het diepe, maar het ging verrassend goed."

Doordat KELS al jarenlang op het lijf van KIVI geschreven was, waren de hoeveelheid en de structuur van de data enorm complex geworden. Andries Ritsema legt uit: “We hadden maar liefst 150 verschillende soorten lidmaatschappen, allemaal met verschillende contributiecategorieën en kortingscategorieën. En bijvoorbeeld negen soorten adresmogelijkheden per lid. Dat was vroeger nuttig, maar niet meer van deze tijd. 

Daarnaast was lang niet alles eenduidig vastgelegd, wat bij de migratie veel ruis zou geven. Daarom hebben we om te beginnen alles teruggebracht tot een kleine 90 lidmaatschapssoorten. Dat was al een flinke, eerste slag.” KIVI wilde geen risico’s lopen en had drie proefmigraties gepland. “De eerste was dramatisch”, herinnert Andries Ritsema zich. “Dat had alles te maken met complexiteit van de data. Heel veel diepgaande logica uit KELS was toch niet goed overgekomen. De tweede proefmigratie ging al stukken beter. We hadden nog een derde proefmigratie willen doen, maar besloten toch dat dat de definitieve migratie moest zijn. Het voelde als een sprong in het diepe, maar het ging verrassend goed. Dynamics was live.”

Ook zo'n oplossing als KIVI?

Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Door aan te melden ga je akkoord met onze Privacy Policy.

We vertellen je graag meer over hoe de oplossingen van Cayentis bij KIVI gezorgd hebben voor een drastische tijdsbesparing en hoe de modulaire opbouw zorgt voor een breed inzetbare applicatie, gebaseerd op het Microsoft Power Platform.

Stuur ons een bericht

Vul het formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact op.

Contactinformatie

Deze website maakt gebruik van cookies. Zo zorgen we ervoor dat we jou de best mogelijke ervaring kunnen bieden. Door verder te surfen op onze website accepteer je het gebruik van cookies voor bovenstaande doeleinden.